후원의 밤 최적의 장소 선정하기

 

 

 

 

홍구기획 대표 김홍구

 

 

 연말 후원의 밤은 준비하고 계시나요? 후원의 밤은 비영리단체라면 꼭 하게 되는 빅 이벤트입니다.

그 동안 쌓은 인맥을 모으고 단체가 중점을 두는 사업도 소개할 수 있고 어느 때 보다 모금 요청도 손쉽게

할 수 있기 때문이겠죠. 이런 행사를 치러내기 위해서는 좋은 장소의 섭외가 무엇보다 중요합니다.

이 글에서는 행사의 장소를 선정하는 가장 기본적인 시각을 알려드리겠습니다.

 

 

(1) 장소의 선정 기준

 

1) 기능

 행사의 장소 선정에서 가장 먼저 고려되는 것이 보통 장소가 갖고 있는 기능적 요소입니다. 기능에는 전기,

수도시설, 넓이, 조명, 음향, 영상시설, 무대시설, 의자와 테이블 등 그 장소가 갖고 있는 하드웨어적 부분을

뜻합니다. 장소의 대관 시 견적서에 적혀지는 내용이라고 보시면 거의 정확할 것입니다. 행사를 만들어 내려면

기본적으로 그 장소가 우리가 생각하는 인원을 감당할 수 있는지, 내부 시설은 좋은지를 생각하시는데 바로

그 부분이라고 생각하시면 됩니다. 이런 부분은 장소를 답사하시면서 꼼꼼하게 따져야 하는 부분이기도 하죠.

마치 이사 갈 집을 고르듯이 말입니다.

 

 체크리스트를 놓고 우리가 빌리고자 하는 장소의 기능적 장점과 단점 등을 꼼꼼히

체크하는 습관을 가져야 합니다. 후원의 밤 행사는 대부분 음식이 있고 축하공연이나 영상상영 등이

진행되죠. 그렇기 때문에 이런 프로그램을 소화하기에 적절해야 합니다. 만약 음향시설이나 영상 장비가 없는

곳이라면 렌탈을 생각해야겠죠. 음식을 직접 하는 지에 따라 주방이나 급수, 가스, 배수 등의 시설도 점검해야

할 것입니다. 아무리 무료로 빌릴 수 있는 곳이라 해도 이런 시설이 없어 추가 설비비가 필요하다면 비용부분을

상쇄하더라도 그 장소를 꼭 선정해야 하는지를 다시 생각해야 합니다. 비영리단체는 보통 장소를 무료

대관하는 경우가 많은데 아무리 무료라고 해도 기본 기능에서 부족한 것이 많다면 안되겠죠?

 

 

2) 서비스

 서비스적 요소에는 보통 장소를 둘러싸고 있는 이외의 부분을 말합니다.

예를 들어 광장이라면 공중 화장실의 수와 위치, 사람들이 장시간 참가할 경우 먹고 쉴 수 있는 공간이 있는지

여부가 있을 수 있죠. 후원의 밤 행사장이라면 케이터링, 청소 용역, 경비나 홀 관리자 등이 있을 것입니다.

간혹 사람들이 많이 참석하는 행사의 경우 의무실이나 인근 병원을 알아보는 것도 서비스 기능 중 하나이니

체크해두는 것이 좋습니다. 지정된 케이터링 업체를 쓰고 있는 장소들이 많이 늘어나고 있는 추세라서 장소

선정할 때 고민을 조금 덜 할 수 있겠지만 해당 업체가 마음에 들지 않아도 무조건 써야 하는 점도 있습니다.

케이터링은 행사의 꽃이기 때문에 기획자가 직접 선정하는 경우가 많은데 선택의 여지가 없을 때는

정말 난감하죠. 장소를 선정하기 전에 꼭 해당 업체의 음식을 먹어보는 것도 필수적인

점검 요소입니다.

 

 또한 보통 뒤처리까지는 고려하지 못하는 경우가 많습니다. 청소비용, 설치물의 철수비용 등도 고려해야

합니다. 예를 들어 행사에 필요한 대형 조형물을 제작했는데 설치까지만 고려하고 철거 및 처리비용을

생각하지 못했다가 당일 낭패를 당하는 경우도 종종 보게 됩니다. 물론 무대는 업체에서 설치 및 철거를

함께 하기 때문에 걱정이 없지만 현수막, 배너, 포토존 등은 설치할 때 철거할 것도 늘 고려해야 합니다.

 

 

3) 이미지

 행사장소에는 물리적인 여러 기능 말고 손에 잡히지 않는 무형의 요소가 있습니다.

그것이 바로 이미지입니다. 예를 들어 똑같은 기능과 서비스를 겸비한 두 홀이 있는데 하나는

세종문화회관이고 다른 하나는 구민회관이라면 두 곳 중 선택의 기준은 결국 장소가 가지고 있는

이미지 요소가 될 것입니다. 요즘은 후원의 밤을 뻔한 공간이 아닌 조금 색다른 공간에서

진행하는 것을 더 선호하는 경향이 있습니다. 뻔한 공간에 뻔한 음식..., 뻔한 행사

진행 순서에서 벗어나 색다른 공간에서의 이색적인 체험을 할 수 있는 그런 행사 말이죠.

 

 장소만 바뀌어도 후원의 밤은 기존의 이미지에서 많이 탈피할 수 있습니다.

매번 하는 일일 호프, 일일 찻집이 클럽 데이로 바뀔 수도 있는 거죠. 또는 컨벤션 센터에서 진행하던

행사를 고즈넉한 한옥집 마당에서 진행할 수도 있을 것입니다. 아무나 들어갈 수 없는 특별한 장소를

열어 참석자들에게 잊지 못할 경험을 제공할 수도 있죠. 장소가 가지고 있는 요소 중에 가장 강력한

요소가 바로 이미지 요소입니다. 그러나 주의할 내용이 많습니다. 이미지만 보고 서비스, 기능 요소를

체크하지 않으면 엄청난 비용 상승과 참석자들의 원망을 들을 수도 있습니다.

주차장이 없거나 네비게이션에도 잘 나오지 않는 장소이거나 화장실이 좁고 부족하거나

많이 더러울 경우 등이 가장 대표적이죠.

 

 

 

(2) 선정 방법

 위에 나열한 세가지 요소를 기억하고 후보지를 써내려갑니다. 우선 머릿속에 생각나는 곳들과 그동안

다녀보니 좋았던 곳을 모두 써봅시다. 그래서 다른 단체 후원의 밤도 많이 다녀보는 것이 좋습니다.

그래야 실수 없이 장소를 선정할 수 있기 때문이죠. 리스트가 완성되면 각 요소들을 기준으로 장소별

점수를 달아봅니다. 기능, 서비스, 이미지 등을 하나하나 체크하여 점수를 매겨 선정합니다.

하지만 탁상공론이 되지 않으려면 반드시 후보지를 답사하시기 바랍니다. 보지 않고 선정하는 경우는

드물지만 아는 장소도 변경될 가능성이 많기 때문에 선정 전에 해당 장소를 방문하여 최종 점검하는 것이

바람직합니다.

 

 좋은 장소의 선정은 후원의 밤 성공 요소 중 상당 부분을 차지합니다. 장소에 맞는 프로그램과 디스플레이

계획이 세워질 것이고 각종 홍보물에도 장소에 대한 소개가 들어가게 됩니다.

후원자를 끌어들이는 매혹적인 행사를 만들기에 최적의 장소를 선정한다면

절반 이상의 성공을 담보하고 행사를 진행할 수 있게 됩니다.

 이런 장소를 찾아내려면 결국 기획자가 많은 곳을 다녀야 합니다. 다른 단체의 행사는 물론 지역에서

벌어지는 여러 종류의 행사에도 많이 참여해 보시기를 추천합니다. 최근 서울시는 공유경제의 폭을 넓혀

서울시가 관리하는 공간 중 유휴공간을 무료로 사용하거나 저렴하게 사용할 수 있도록 시민들에게

개방하고 있습니다. 그 밖에도 단체의 주변 공간들을 눈을 크게 뜨고 찾아보시기 바랍니다.

장소를 무료로 사용하는 것을 넘어 새로운 네트워크 확대의 기회도 잡을 수 있을 것입니다.

 

성공하는 행사 기획은 별거 없습니다. 많은 경험과 자료, 그리고 약간의 감각입니다.

준비하시는 모든 행사에 좋은 성과 있으시길 바랍니다.

 

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posted by 서울특별시장애인복지시설협회